Comment travailler en été avec l’Europe ?

travailler en été avec l'EuropePas facile pour les Américains de travailler en été avec l’Europe. Avec les congés payés, le rythme ralentit sensiblement et conduit à beaucoup d’incompréhension des deux cotés de l’Atlantique.  Pourquoi et comment faire pour résoudre ce problème ?

Il y a quelques jours, j’étais avec un couple d’amis à un concert. Nous revenions juste de Californie où nous avions passé trois semaines. En règle générale, trois semaines de vacances ne font pas baver d’envie les Américains. Au contraire, leur regard semble dans ces cas plutôt dire “paresse-oisiveté-inutile”. Bien sûr, ils sont beaucoup trop polis pour l’exprimer donc cela se résume par ce mot qui tue toute envie de partager : “Interesting”. Viriginia et Mikael, au contraire, étaient vraiment curieux, se sont réjouis de mes belles expériences et sont partis ce week-end pour trois semaines de rando, vélo et rafting dans le Colorado ! Incroyable, je leur ai dit, vous êtes des Américains complètement atypiques en partant aussi longtemps. La raison est simple : Virginia travaille dans le monde universitaire et Mikael pour une organisation internationale. Tous les deux ont des contrats de travail avec 1. des congés payés 2. relativement longs.

Pas d’obligation légale de congé payé aux Etats-Unis

Les Etats-Unis est le seul pays au monde avec une économie développée où il n’y a pas d’obligation légale d’accorder des congés payés aux salariés. Les employés des grandes entreprises ont souvent deux semaines de vacances (congé payé) mais c’est loin d’être le cas dans les PME. Grosso modo, j’ai remarqué que le niveau de qualification, l’ancienneté et la taille de l’entreprise influencent positivement le nombre de jours de vacances. Une étude du gouvernement américain constate que les employés les moins bien payés, travaillant en PME ou à temps partiel ont moins de vacances que les bons salaires, travaillant à plein temps dans de grosses sociétés.

Les Américains travaillent donc plus de jours par an que les Français et les Allemands par exemple. Cela se manifeste particulièrement en août quand les usines en France et les bureaux à Paris ferment. Ce phénomène est pratiquement absent en Allemagne mais le rythme y diminue sensiblement en été aussi. Pas facile donc pour des Américains de travailler avec l’Europe en été !

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Incompréhension culturelle

J’observe deux problèmes :
– le manque de connaissance des marchés
– l’absence de compréhension de la dimension culturelle
qui conduisent systématiquement à une mauvaise planification estivale. En dernier lieu, l’équipe basée aux Etats-Unis est frustrée parce qu’elle n’avance pas alors que les Français ou les Allemands peuvent se sentir brusqués par leurs collègues américains.

Souvent les équipes multinationales travaillent sur un projet d’entreprise commun sans considérer les différences culturelles. Il semble plus facile d’appréhender des différences techniques comme le courant ou les prises électriques que celles concernant les congés payés et les jours fériés !

Pendant les 20 dernières années, j’ai travaillé pour et avec des sociétés françaises, allemandes, suisses, polonaises, néerlandaises, britanniques, italiennes et américaines. Une seule de ces entreprises a organisé une formation interculturelle de deux jours pour l’équipe Allemagne. Dans un autre cas, j’ai assisté à une présentation d’une heure concernant le style de management néerlandais. C’est peu si l’on considère le niveau d’interaction quasi quotidienne de projets interfrontaliers.

Je travaille encore et toujours avec ma propre checklist que je remplis progressivement avant, pendant et après un projet :

– comment se tient une réunion ? L’importance de l’agenda ?
L’Europe du Nord suivra l’agenda à la lettre, alors que les Français et Italiens suivront les besoins de discussion du moment.

– qui prend les décisions ? Y a t’il un chef pour avoir le dernier mot ? Les décisions sont-elles prises à chaud dans une réunion ?
Les Pays-Bas et les pays scandinaves sont consensuels. Les décisions vont être prises en réunion sans forcément que les participants français ou américains s’en rendent compte. Les Allemands prendront facilement une décision en réunion alors que les Français auront besoin de rapporter à leur hiérarchie.

– quel degré de précision est il nécessaire ?
Les Allemands veulent du 120%, les Français se contentent de 90 %.

– timing ou qualité ? Est il plus important de tenir les dates ou d’avoir un produit parfait ?
Ici, les Allemands rendent fous aussi bien Américains que Français. Leur souci de la perfection leur impose une durée de projet plus longue.

– une décision une fois prise peut elle être modifiée ?
Vu le nombre de personnes impliquées dans une décision en entreprise allemande, il est difficile de les faire bouger une fois celle-ci prise. Les sociétés françaises étant plus hiérarchiques, il est plus facile de changer quelque chose… si le patron le veut.

– jusqu’à quelle heure puis je joindre quelqu’un au bureau ?
Inutile d’appeler un Français avant 9 heures le matin ou un Allemand le vendredi après 15 heures. La pause repas est rapide ou inexistante dans les pays anglo-saxon mais sacrée en France et autres pays méditérannéens.

– Est ce que mon interlocuteur a un remplaçant, assistant, collègue aussi au courant que lui ?
La seule question où je ne peux pas généraliser. J’ai rencontré dans tous mes projets aussi bien des “je ne partage pas les informations” que des équipes multi-taches. Je constate simplement que la réduction des effectifs a en général conduit à une surcharge de travail personnel et donc une baisse de disponibilité pour celui des autres.

– qui part quand et combien de temps en vacances ?
En France, en Italie, en Espagne, les usines ferment deux à quatre semaines au mois d’août. Souvent les bureaux ferment deux semaines pendant cette période. Inutile d’attendre un prototype, des échantillons à ce moment là. L’Allemagne est une fédération avec 16 Länder dont les vacances scolaires s’étalent de fin juin à mi septembre. Un avantage certain : les vacances scolaires ne durent que six semaines en été… mais trois semaines autour de Noël, où les Allemands aiment partir faire du ski.

– Quels sont les jours fériés avec pont réduisant une semaine à une peau de chagrin ?
Le mois de mai est rempli de jour férié. En Allemagne, c’est le mois préféré des célibataires ou couples sans enfants pour partir en vacances ! Contrairement aux Etats-Unis, les jours fériés sont toujours à une date fixe. Ils tombent donc aussi bien un lundi qu’un jeudi. Dans beaucoup de pays d’Europe, si un jour férié tombe un jeudi, les employés vont “faire le pont”. Soit prendre son vendredi pour avoir un week-end de quatre jours. Important à savoir : il n’y a pas d’harmonisation des jours fériés en Europe. En dehors de quelques fêtes religieuses, chaque état a ses propres jours fériés.

– quelles personnes du projet sont elles joignables pendant leurs vacances ?
Une question sensible à ne pas poser ! Les vacances en Europe sont faites pour se reposer, passer du temps avec partenaire et enfants et surtout pour recharger les batteries. Si votre interlocuteur le propose, écoutez bien les conditions qu’il pose. Cela sera en général “vous pouvez m’appeler en cas de vrai urgence”. Plus cette personne aura une position élevée dans la hiérarchie, plus il est probable qu’elle le proposera. Sinon, observez si elle écrit des mails, appelle au bureau et suivez son comportement, toutefois sans lui envoyer de longues listes de taches.

Alors comment faire pour travailler en été avec l’Europe ?

La clef du succès pour un projet avec des collègues en France, en Allemagne ou en Europe plus généralement est de savoir et de comprendre dès le début du projet que le rythme ralentit sensiblement en été. il faut donc :
– accepter que les Européens voient les vacances pour se reposer et non pour travailler
– expliquer à vos collègues européens que les congés payés n’existent pas aux Etats-Unis et que vous ne partez jamais plus de quelques jours de suite en vacances. Faites leur aussi comprendre que cela ne vous pose aucun problème car vous en profitez pleinement !
– intégrer dans le calendrier les vacances scolaires. Elles donnent le meilleur indicateur des périodes de ralentissement
– ne pas planifier d’étape importante pendant ces périodes
– intégrer également les jours fériés et ne pas systématiquement utiliser les ponts pour faire voyager vos collègues européens. Ils apprécieront et vous rendront la pareille pour Thanksgiving
– prévoir 6 mois à l’avance les vacances respectives des éléments clef du projet et intégrer leurs vacances dans le calendrier. Beaucoup d’employés avec enfants posent leur vacance longtemps à l’avance.
– assigner un responsable pour l’été dont le rôle sera de gérer l’urgence si nécessaire. Ne le prenez surtout pas pour le remplaçant de tous les absents !
– organiser deux semaines avant l’été une réunion pour clarifier les attentes et définir des étapes réalistes pour l’été. C’est une bonne période pour les Américains pour avancer dans les développements de produit, d’étude de marché et analyse de données à présenter à la rentrée.
– prévoir dans la première semaine de rentrée une réunion de mise au pointeur rebondir vite après la pause estivale.

Mes derniers conseils pour vous aider à batir des relations de qualité avec vos collègues européens : demandez leur avant l’été quels sont leurs plans pour les vacances, n’oubliez pas leur destination et renseignez vous à leur retour du “alors, comment c’était ces vacances?”. Ils y seront très sensibles et encore plus motivés à travailler avec vous !

Foto credit © by Zarya Maxim

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